「ビジネスホンと家庭用電話との違いは何？」

「ビジネスホンの選び方を知りたい」

これからオフィスを開設する方は、上記のような悩みを持つのではないでしょうか？

そこでこの記事では、ビジネスホンと家庭用電話との違いや基本機能、選び方について紹介します。

最後まで読んでいただくことで、ビジネスホンの基本知識を理解でき、最適なものを選べるようになります。

ぜひ、最後までご覧ください。

ビジネスホンとは

ビジネスホンは、オフィスや事務所で使うために作られた電話機です。

普通の家庭用電話とは違い、ビジネスホンは複数の電話機を一つのシステムでつなぎます。

例えば、オフィスにかかってきた電話を、他の電話機に簡単に転送することが可能です。

そのため、担当者がすぐに電話を受けられるため、仕事がスムーズに進みます。

ビジネスホンを導入することで、仕事の効率化や社内のコミュニケーションが円滑になります。

家庭用電話とビジネスホンの違い

家庭用電話とビジネスホンの違いについて知らない方も多いのではないでしょうか？

ここでは、それぞれの違いについて3つ紹介します。

ぜひ、参考にしてください。

複数台の電話機で発信・着信が可能

家庭用電話とビジネスホンの違いは、複数台の電話機で同時に発信や着信ができることです。

例えば、オフィスでは一度に多くの電話がかかってくることがあります。

ビジネスホンを使えば、複数のスタッフが同時に電話に対応することが可能です。

家庭用電話では、一台しか使えないため、電話が重なると対応が難しくなります。

このように、ビジネスホンを導入することで、オフィスでの電話対応がスムーズになり、業務が効率化されます。

1つの電話番号で複数の電話機で使用可能

家庭用電話とビジネスホンの違いは、1つの電話番号を複数の電話機で共有できることです。

家庭用電話では、1つの電話機に1つの電話番号が割り当てられていますが、ビジネスホンでは主装置を使って複数の電話機に同じ番号を割り当てることができます。

この機能により、オフィス内のどの電話機からでも同じ番号での発着信が可能です。

複数の従業員が同時に電話を受けることができるため、顧客対応の効率が向上します。

転送することが可能

ビジネスホンは、かかってきた電話を別の担当者に転送する機能があるため、業務の効率が向上します。

家庭用電話では、別の電話機に転送ができず、その場所に移動して応答するか折り返し電話をする必要があります。

しかし、ビジネスホンではオフィス内のどの電話機からでも簡単に転送ができるため、お客さまを待たせることなくスムーズな対応が可能です。

ビジネスホンの基本機能

先ほどは、家庭用電話機との違いを紹介しましたが、ここではビジネスホンの基本機能について紹介します。

外線発信・着信

ビジネスホンは、当たり前ですが外線発信や着信が可能です。

外線発信機能を利用すれば、社員は外部の取引先や顧客に直接電話をかけることができます。

一方、外線着信機能は、外部からの電話を複数の電話機で受けることを可能にします。

この機能により、特定の電話番号にかかってきた電話を複数の社員が分担して対応できるため、迅速な対応が可能となります。

保留・転送

ビジネスホンの「保留」と「転送」機能は、オフィスでの効率的な電話対応をサポートします。

ビジネスホンの保留機能は、受けた電話を一時的に保留にし、他の人に転送することができる機能です。

具体的には、A部長宛の電話を受けた際、まず保留ボタンを押して通話を保留状態にします。

その後、A部長に内線で連絡し、保留状態の外線電話をA部長に転送します。

この機能により、受けた電話を効率的に他の担当者に取り次ぐことができ、重要な電話を逃すことなく対応が可能です。

保留と転送の機能を活用することで、電話対応がスムーズになり、顧客対応の質が向上します。

通話録音

通話録音機能は、ビジネスホンの基本機能の一つであり、業務効率の向上とトラブル防止に役立ちます。

通話録音によって顧客との会話内容を正確に記録することで、後から確認することができ、ミスや誤解を防ぐことが可能です。

例えば、クレーム対応や重要な商談の内容を録音しておくと、トラブルが発生した際に迅速かつ適切に対応できます。

さらに、録音データは研修資料としても活用でき、新人教育の質を向上させます。

ビジネスホンの選び方

どのビジネスホンを選んだら良いかわからない方も多いのではないでしょうか？

ここでは、以下の4つのステップに分けて解説します。

1. 利用台数と同時通話数
2. 必要な機能で選ぶ
3. 電話回線の種類で選択
4. 導入費用やランニングコストを把握する

1.利用台数と同時通話数

ビジネスホンを選ぶ際にまず考えるべきは、利用する電話機の台数と同時に通話できる数です。

電話機の台数は、オフィスにいる従業員の数に合わせて決めます。

少人数のオフィスでは必要な台数は少なくて済むこともあります。

同時通話数については、外部とのやり取りがどれほど頻繁かによって必要な回線数を考慮します。

これにより、業務に支障なく通話を行える環境を整えることができます。

2.必要な機能で選ぶ

ビジネスホンを選ぶ際には、業務に必要な機能を明確にしましょう。

例えば、社内での連絡をスムーズにする「内線機能」や、外出中でも対応できる「転送機能」は必要です。

また、着信に対して自動で応答する「音声自動応答」や、オフィス外で携帯電話と連携できる機能も便利です。

これらの機能を活用することで、業務効率を大幅に向上させることができます。

ただし、あまりに多機能な機器はコストが高くなるため、本当に必要な機能を見極めることが大切です。

3.電話回線の種類で選択

ビジネスホンを選ぶ際には、電話回線の種類も重要なポイントです。

電話回線には、アナログ回線とIP回線の2種類があります。

アナログ回線は、以前から利用されている方法で、安定した通話品質が特徴です。

一方、IP回線はインターネットを利用するため、低コストで導入しやすく、将来的な拡張性も高いです。

しかし、通話品質がインターネットの状況に依存するため、安定性が求められる場合には注意が必要です。

自社のニーズに合わせて、最適な回線を選びましょう。

4.導入費用やランニングコストを把握する

ビジネスホンを導入する際には、初期費用とランニングコストの両方を把握することが重要です。

新品の購入は初期費用が高いですが、最新機能が利用できるメリットがあります。

一方、中古品は初期費用が抑えられますが、保証期間が短いことや最新機能が少ないことがデメリットです。

リースやレンタルを利用する場合、初期費用は低く抑えられますが、長期的には総費用が高くなることがあります。

各方法の利点と欠点を考慮し、自社のニーズに最適な方法を選びましょう。

まとめ

今回の記事では、家庭用電話とビジネスホンの違いや基本機能、選び方について紹介しました。

この記事がビジネスホンの導入を検討されている方の参考になれば幸いです。

また、ジャパンニューハンでは、ビジネスホンを取り扱っています。

取り扱いビジネスホンはこちら

ジャパンニューハンでは、新品・中古ビジネスホン・ビジネス電話・オフィス電話などを取り揃えており、電話工事まで一貫して承っております。

ビジネスホンの導入に関してお困りの方は、お気軽にお問い合わせください。

お問い合わせはこちらから