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スタッフブログ

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オフィスのコストを見直すメリットやコスト削減の手順を紹介

2024-10-03
ビジネスにおいてオフィスを構える場合、オフィス維持にかかるコストは、企業の運営に直接影響を与えます。
賃料やエネルギーコスト、オフィス用品などの経費は、知らず知らずのうちに膨らんでしまい、企業の財政を圧迫する原因となります。
そのため、定期的にオフィスコストを見直し、不必要なコスト削減を行うことが重要です。

今回は、オフィスコスト削減の重要性やメリット、具体的な削減方法について解説します。
コスト削減に悩んでいる企業や、今後オフィスを設置したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

オフィスコスト削減の重要性

オフィス運営にかかるコストについて考えることは、企業の経営において欠かせません。特に、大企業やオフィスを複数持つ企業では、オフィス維持に非常に多くの費用がかかります。
オフィスにかかるコストを見直し、不要なコストを削減することにより、経営全体が安定しやすくなります。また、オフィスのコスト削減は、資源を有効活用し、企業の持続可能性を高める手段としても重要です。

オフィスコスト削減の目的とメリット

オフィスコスト削減の最大の目的は、企業の利益率を向上させることです。しかし、それ以外にも多くのメリットがあります。
ここでは、オフィスコスト削減のメリットを解説します。

1. 企業の利益率向上

固定費として毎月発生するオフィス関連のコストを減らすことで、直接的に利益を増加させることができます。
具体的には、オフィスの賃料やエネルギーコストの削減は、経費削減に直接結びつくでしょう。
コスト削減によって生じた余剰資金は、新規事業や人材育成、研究開発に投資することもでき、企業の競争力が高まります。

2. 業務の効率化

コスト削減のプロセスを見直すことは、オフィスの運営方法を見つめなおす絶好の機会です。オフィス内の無駄を省き、効率的な業務プロセスを構築することで、コスト削減と同時に業務の効率化が実現します。
例えば、ペーパーレス化やデジタルツールを導入することによって、書類管理やコミュニケーションコストを削減しつつ、業務速度や正確性を向上させることができるでしょう。

3.環境負荷の軽減

エネルギー消費の見直しや廃棄物の削減といった取り組みは、企業における環境負荷の軽減にもつながります。
環境に配慮した経営は、企業の社会的責任(CSR)としても重要視され、社会的信用やブランドイメージの向上にも影響するでしょう。特に最近では、ESG(環境・社会・ガバナンス)やSDGs(持続可能な開発目標)への対応が求められる時代となり、環境負荷の軽減は企業価値の向上に直結します。

4.従業員のモチベーション向上

オフィスのコスト削減を進めていく上で、従業員が積極的に改善提案を行うことで、社内の協力体制が整い、一体感が生まれます。また、効率的なオフィス運営や働きやすい環境の整備は、従業員のモチベーションを上げ、生産性を向上させる効果が期待できるでしょう。
例えば、固定オフィスをなくし、リモートワークを推進することにより、通勤時間を削減が可能となり、仕事とプライベートのバランスを取ることができるようになります。

5.リスク管理の強化

経費削減のために現状を見直すことは、リスク管理の強化にもつながります。
例えば、災害時のバックアップ体制を整えたり、テクノロジーの老朽化によるリスクを考慮した改善策を講じたりすることで、コスト削減だけでなく、企業のリスクマネジメントを強化することができます。

オフィスコストの種類とコスト削減方法

オフィスを運営する上では、多くの費用が生じます。こうしたオフィスにかかるコストを適切に管理することは、企業の経営効率を高めるために欠かせません。
まずは、それぞれのコストが企業の財務にどのような影響を与えるのかを理解し、削減の余地があるかどうかを検討することが重要でしょう。

ここでは、オフィス維持にかかる主なコストの種類を詳しく解説します。

賃料

賃料は、オフィスにかかるコストの中でも大きな割合を占める固定費のひとつです。
オフィスの立地や規模によって賃料は大きく異なりますが、都心部や一等地にオフィスを構える場合、そのコストは非常に高額になります。また、賃料は毎月発生する固定費であるため、企業の収益に直接影響を与えます。
賃料の見直しやオフィスのサイズを適正化することで、大幅なコスト削減が可能になるでしょう。近年では、リモートワークの普及に伴い、オフィススペースを縮小し、賃料を削減する企業も増えています。シェアオフィスやコワーキングスペースを活用することで、柔軟な働き方を実現しながら、コストを抑える手段も考えられます。

エネルギーコスト(光熱費)

オフィスの運営には、電気、ガス、水道といったエネルギーコスト(光熱費)がかかります。企業活動の規模やオフィスの利用状況によって変動しますが、年間を通じて大きな支出となるでしょう。
エネルギーコストを削減するためには、エネルギー効率の高い設備への投資や、従業員の省エネ意識の向上が必要です。
例えば、LED照明の導入や、エアコンの設定温度を適切に管理することにより、電力消費を抑えることができます。また、再生可能エネルギーの導入や、ビル全体の空調を自動で管理するエネルギー管理システム(EMS)を利用することで、さらなるコスト削減が期待できます。

インターネット関連

現代のオフィス運営において、インターネット環境を整えることに大きなコストがかかるのは仕方がないことです。通信費やネットワーク機器の維持費、クラウドサービスの利用料金などがこれに該当します。インターネット関連のコストは、企業の業務効率を高めるために重要な投資ですが、定期的に内容を見直し、無駄な支出を抑えることが求められます。
例えば、通信回線のプラン見直しや不要なクラウドサービスの契約解除、ネットワークの最適化を行うことで、コスト削減が可能です。また、セキュリティ対策を強化し、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐことも重要でしょう。後々のトラブルを未然に防ぎ、結果としてコストを抑えることにも繋がります。

人件費

オフィス運営において、人件費も大きなコストのひとつです。人件費には、従業員の給与や福利厚生、研修費用などが含まれます。企業の成長にとって、人材の確保は最も重要で、効率的な管理が求められるところでもあります。
人件費を削減するためには、業務の効率化や自動化の導入が考えられます。
例えば、業務プロセスを見直し、不要な作業を削減することで、従業員一人ひとりの生産性を向上させることができるでしょう。また、リモートワークやフレックス勤務制度の導入により、通勤手当やオフィススペースにかかるコストを抑えることも可能です。

消耗品

消耗品とは、トイレットペーパー、ティッシュ、清掃用品など、日々のオフィス運営に欠かせないアイテムを指します。消耗品にかかるコストは、一見小規模な費用のように思えますが、毎日の積み重ねで大きな支出となることがあります。
消耗品のコストを管理するためには、在庫管理を徹底し、無駄な購入を防ぐことが重要です。また、エコフレンドリーな製品を選ぶことで、コスト削減と環境への配慮の両立ができるでしょう。再利用可能なアイテムを採用したり、リサイクル可能な消耗品を選ぶことで、資源の無駄遣いを防ぎつつ、長期的なコスト削減を目指すことができます。

オフィス用品

オフィス用品は、大きく2種類に分けられます。1つは、文房具やコピー用紙、プリンターインクなど、日常業務に必要なアイテムです。一つ一つのコストは小さいものの、長期的に見ると無視できない支出となります。これらは、管理を効率化し、無駄を減らすことでコストを削減することが可能です。例えば、ペーパーレス化を進めることでコピー用紙の使用量を削減したり、デジタル文書の利用を促進することで印刷コストを抑えることができるでしょう。

もう1つはオフィスデスクやオフィスチェア、収納用の棚といった、オフィスに設置しているものです。一度の出費は高額になりますが、頻繁な買い替えはないのが特徴です。しかし、これらのオフィス用品も年月の経過と共に劣化し、修理や再購入が必要となります。
こうした出費を抑えるためには、目先の安さだけにとらわれず、長期的なランニングコストを考えて、商品を選ぶと良いでしょう。どのような商品が良いのか分かりにくい場合は、オフィス用品を扱う専門店に相談するのもおすすめです。また、アフターフォローや保証について考慮して購入することで、長期的なコスト削減が可能となります。

オフィスのコスト削減を見直す手順

オフィスのコスト削減を効果的に進めるためには、計画を立てた上で、それに従って見直していくことが重要です。
ここでは、オフィスのコスト削減を進める手順を紹介します。

1.オフィスにかかるコストの現状把握

まず、オフィス運営に関わる全てのコストを詳細に把握します。賃料、光熱費、オフィス用品、人件費など、各項目の支出を明確にすることで、どこにコストが集中しているのかを見極めることができます。
物価の高騰や人件費の見直しなどによってコストが上がっている可能性も高いので、直近だけでなく、過去数ヶ月から数年分のデータを分析し、コストの変動や傾向を理解することが重要です。

2.コスト削減目標の設定

現状を把握した後、具体的なコスト削減目標を設定します。
目標は、短期的なものから長期的なものまで、実現可能かつ測定可能なものにしましょう。
例えば、「光熱費を年間で10%削減する」や「オフィス用品のコストを月間5万円以内に抑える」といった具体的な数字を設定することで、達成度を評価しやすくなります。

3.削減できるコストの検討

目標を設定したら、どのコストが削減可能かを具体的に検討します。賃料の見直しや、エネルギー消費の削減、無駄なオフィス用品の購入抑制など、削減余地がある項目を洗い出し、それぞれの対策を考えていきましょう。
項目ごとに優先順位をつけ、効果的にコスト削減を進めることが重要です。

4.社内外への周知

コスト削減計画を実行する前に、社内外の関係者に対して周知を行います。
従業員に対しては、削減の必要性や具体的な目標、実行方法を共有し、協力を促します。また、リモートワークの開始などで外部の取引先やサービス提供者にも周知が必要な場合は、しっかりと変更内容を伝え、理解を得ることが必要です。

5.実行

計画が整ったら、実際にコスト削減の取り組みを開始します。
実行段階では、各部門や担当者が責任を持って計画を進めることが重要です。
進捗状況を定期的に確認し、問題が発生した場合は速やかに対処します。

6.コスト削減後の見直しと改善

コスト削減の取り組みが一段落したら、成果を評価します。目標期間を設定し、定期的に見直すことが重要です。
目標を達成できたかどうか確認した上で、必要に応じて改善策を考えましょう。
目標達成が不十分だった場合は、さらに対策を検討し、持続的なコスト管理を続けていきます。

まとめ

オフィスのコスト削減は、企業の持続的な成長を支える上で、非常に重要です。
賃料や光熱費、人件費など、オフィス運営にはさまざまなコストが生じます。
オフィスコストを見直し、効果的に管理・削減することで、経営効率を高めることができるでしょう。

また、計画的なコスト削減は、企業の収益性を向上させるだけでなく、資源の有効活用にもつながります。オフィスのコスト削減を通して、オフィス運営を最適化し、企業の競争力を強化していきましょう。

ジャパンニューハンでは、オフィスチェアやオフィスデスクなどのオフィス用品を取り扱っています。

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